Otomasyona nereden başlanır: ilk üç akış

Otomasyon konusu açıldığında masaya genelde büyük bir resim geliyor: her şeyin bağlı olduğu, kendi kendine işleyen bir düzen. Resim doğru ama yanlış yerden başlıyor, çünkü o resmi bir hamlede kurmaya çalışan proje genelde altı ay sürüyor ve yarıda kalıyor.

İşe yarayan başlangıç küçük ve sıkıcı. Aşağıdaki üç akış çoğu işletmede en hızlı karşılığını veriyor ve üçü de birkaç günlük iş.

Birinci akış: karşılama ve kayıt

Gelen her talep iki şey almalı: bir karşılama ve bir kayıt satırı.

Karşılama, karşı tarafa mesajının ulaştığını ve ne zaman dönüleceğini söylüyor. Tek satır, ama cevap süresinin uzun olduğu her yerde kaybı doğrudan azaltıyor.

Kayıt satırı ise sizin tarafınız için: kim, ne zaman, hangi kanaldan, ne sordu. Bu satır olmadan sonraki hiçbir otomasyon kurulamıyor, çünkü hepsi bu kaydın üstüne biniyor.

Neden ilk sırada: en ucuzu bu ve olmadığında diğer ikisi imkânsız.

İkinci akış: hatırlatma

Kayıt varsa hatırlatma kurulabiliyor. Kural basit: bir talebe belirli bir süre içinde dönülmediyse birileri haberdar olsun.

Bunun bir denetim aracı gibi kurulması işi bozuyor; bir hatırlatma gibi kurulması işe yarıyor. Sabah açıldığında "bugün şunlara dönülecek" diyen bir liste, kimseyi izlemeden aynı işi yapıyor.

İkinci bir hatırlatma katmanı da müşteri tarafında: teklif gönderildikten sonra yazılı bir temas zinciri. Bunu ayrıca yazdım: teklif gönderildi, cevap gelmiyor.

Neden ikinci sırada: en çok kaybın olduğu yer burası ve birinci akış kurulur kurulmaz mümkün hâle geliyor.

Üçüncü akış: kanalların tek yerde toplanması

Talep WhatsApp'tan, Instagram'dan, siteden ve telefondan geliyor. Dördü ayrı yerde durduğu sürece "kaç talep geldi" sorusunun cevabı yok ve her kanal ayrı bir unutma riski taşıyor.

Toplama işi kanalları kapatmak değil; hepsinin aynı kayda düşmesi. Kanal bilgisi de o satırda kalıyor, çünkü hangi kanalın ne getirdiği reklam kararının temeli.

Neden üçüncü sırada: birinci akışın doğal genişlemesi ve ölçümü mümkün kılan adım bu.

Otomatikleştirilmeyecekler

Bu liste en az diğeri kadar önemli, çünkü yanlış yerde kullanılan otomasyon güveni götürüyor ve geri kazanmak zor.

Kişiye özel fiyat ve taahhüt. Otomatik verilen bir rakam ya yanlış oluyor ya da pazarlık payını baştan yakıyor.

Sağlık, hukuk ve mali konularda içerik. Bunlar uzman görüşü ve otomatik bir cevabın buradaki hatası ciddi.

İtiraz ve şikâyet. Kızgın bir müşteriye otomatik cevap gitmesi, kızgınlığı ikiye katlıyor. Bu akışların tek işi insanı hızlıca devreye sokmak olmalı.

İlişkinin kendisi. Uzun süreli müşteriyle konuşmayı otomatikleştirmek kısa vadede vakit kazandırıyor, uzun vadede ilişkiyi bitiriyor.

Nereden anlaşılır sıranın doğru olduğu

Basit bir sınama var: kurduğunuz akış, bir insanın bugün yaptığı ama sık sık atladığı bir işi mi devralıyor? Cevap evetse doğru yerdesiniz.

Kimsenin yapmadığı ve kimsenin istemediği bir işi otomatikleştirmek sadece daha hızlı bir gereksizlik üretiyor.

Ajan katmanının ne yaptığını ajan katmanı ve otomasyon, rapor ile işi yapan katman arasındaki farkı da dashboard gösterir, ajan yapar yazısında anlattım. Kendi ilk akışınızı konuşmak isterseniz, aşağıdan yazın.