Teklif nasıl hazırlanır: on bir sayfa değil, tek karar

Görüşme iyi geçmiş. Akşam teklif hazırlanıyor: firma tanıtımı, referans listesi, yapılacak işlerin sekiz sayfalık dökümü ve en sonda tek bir rakam. Teklif üç gün sonra gönderiliyor. Karşı taraf açıyor, son sayfaya bakıyor, kapatıyor.

Uzunluk kararı vermiyor

Teklif yazılımı Proposify, kendi platformunda gönderilen milyonlarca teklifi incelediği analizinde ortalama teklifin 11 sayfa olduğunu, ama sayfa ve kelime sayısının kapanmayla belirgin bir ilişkisi bulunmadığını yazıyor (Proposify). Aynı analizde teklifin ne kadar hızlı hazırlandığı daha belirleyici çıkıyor; hafta sonu gönderilen tekliflerin de daha zayıf sonuç verdiği not ediliyor.

Bu veri bir yazılım şirketinin kendi kullanıcılarından geliyor ve bir ilişki gösteriyor, neden-sonuç değil. Ama yön mantıklı: teklifi okuyan kişi her sayfayı okumuyor, aradığını arıyor. Ve görüşmenin üzerinden geçen her gün, o görüşmede oluşan isteği biraz daha soğutuyor.

Okuyan kişi neyi arıyor

Üç sorunun cevabını: Ne alıyorum? Ne kadar? Şimdi ne yapmam gerekiyor?

Bu cevaplar ilk sayfada değilse, teklifin geri kalanı ne kadar özenli olursa olsun karar erteleniyor. Firma tanıtımı ve referans listesi görüşmeden önce işe yarıyordu; görüşmeden sonra okuyan kişi artık sizi tanıyor.

İşe yarayan yapı

Tek sayfalık özet. Görüşmede konuşulan sorun bir iki cümleyle, önerilen çözüm bir iki cümleyle, fiyat ve süre. İşin dökümü ekte.

İki ya da üç seçenek. Tek rakam "evet mi, hayır mı" diye soruyor. Seçenekler soruyu "hangisi" sorusuna çeviriyor. Seçenekler gerçekten farklı olmalı: kapsamı, süresi ya da sonrasındaki desteği farklı. Yalnız ortadakini cazip göstermek için konmuş bir pahalı seçenek fark ediliyor.

Geçerlilik tarihi. Fiyatın ne zamana kadar geçerli olduğu yazılmazsa teklif süresiz bir bekleme listesine dönüşüyor. Tarih baskı kurmak için değil, iki tarafın da takvimini netleştirmek için.

Tek sonraki adım. "Onaylarsanız ilk çalışmayı şu hafta planlayalım" gibi somut bir adım. "Sorularınız olursa yazın" bir adım değil.

Hız için hazır iskelet

Teklifin geç gitmesinin en sık sebebi her teklifin sıfırdan yazılması. Hizmetler, seçenekler ve koşullar bir kez yazılıp şablona dönüştüğünde, görüşmeden sonra yapılacak iş yalnız özet paragrafı ve rakamlar oluyor. Aynı akşam giden teklif, görüşmenin sıcaklığını taşıyor.

Gönderdikten sonra

Teklif gönderildiği gün iş bitmiyor. Kimin ve ne zaman takip edeceği teklifle aynı anda yazılmazsa, cevapsız teklif kendiliğinden "reddedildi" sayılıyor. Bunun düzeni teklif gönderildi, cevap gelmiyor yazısında.

Teklifin açılıp açılmadığını gösteren araçlar da var. Aynı analize göre birkaç kez açılan teklif, tek kez açılandan daha olumlu bir işaret. Bu bilgi takip mesajının zamanını seçmek için kullanılabilir; karşı tarafı "açtığınızı gördüm" diye sıkıştırmak için değil.

Teklifin kayda nasıl bağlandığı ve takip tarihinin kendiliğinden nasıl oluştuğu müşteri takip programı sayfasında. Kendi teklif düzeninize birlikte bakmak isterseniz, aşağıdan yazın.